Warum Kleinunternehmer dank digitaler Rechnungen sparen
Unternehmen im B2B-Bereich kommen spätestens ab 2028 nicht mehr um die E-Rechnung herum. Mit einer Ausnahme: Kleinunternehmer. Sie dürfen auch nach 2027 Rechnungen auf Papier versenden. Doch ergibt das Sinn? Schließlich macht das digitale Rechnungswesen den Unternehmeralltag deutlich leichter.Welche Vorteile hat das digitale Rechnungswesen für Kleinunternehmer?
Ist das Rechnungswesen digital statt analog, sparen Unternehmen Geld. Das gilt insbesondere, wenn sie ihre Rechnungen elektronisch stellen. Das belegt eine 2024 veröffentlichte Studie. Bei kleineren KMU lag die Ersparnis im Jahr etwa bei 13.500 Euro.
Auch für Kleinunternehmer bedeutet das digitale Rechnungswesen Sparpotenzial. Schließlich entfallen die Kosten für Papier, Druck und Porto. Digitale Rechnungen nehmen zudem keinen Platz weg. Statt im Aktenschrank befinden sie sich in einem digitalen Archiv.
Wer dieses in Verbindung mit einer ECM-Lösung nutzt:
speichert Rechnungen automatisiert im richtigen Ordner ab,
greift in Sekundenschnelle auf Rechnungen zu,
verknüpft Rechnungen und Rechnungsvorgänge schnell und sicher mit digitalen Akten,
richtet mit wenig Aufwand Prüfprozesse für die Rechnungen ein.
Das Kürzel ECM steht für das Enterprise Content Management. Die Software eignet sich für Kleinunternehmer, die monatlich viele Rechnungen erstellen und empfangen. Sie erleichtert es ihnen, den Überblick zu behalten.
Enterprise Content Management – ein Muss für Kleinunternehmer?
Hauptsächlich KMU und große Unternehmen profitieren von einer ECM-Lösung. In den Firmen gehen im Monat teils Hunderte Rechnungen ein. Kleinunternehmer arbeiten oft mit einem geringeren Rechnungsaufkommen. Dennoch kommt ihnen das Enterprise Content Management zugute.
Eine Rechnung zu prüfen und richtig einzusortieren, kostet Zeit. Treffen am Tag mehrere davon ein, bindet deren Verarbeitung die eigene Arbeitskraft für mehrere Stunden. Um diesen Zeitaufwand zu vermeiden, kommt ein digitaler Workflow infrage. Das ECM:
erfasst eingehende Rechnungen automatisch, prüft sie und speichert sie ab,
archiviert sie im dafür vorgesehenen Ordner und
verweist auf Zahlungsfristen und -verzug.
Kleinunternehmer integrieren eine ECM-Lösung in ihre IT-Struktur oder nutzen sie in der Cloud. Ihr modularer Aufbau erlaubt es, sich schrittweise an das digitale Rechnungswesen heranzutasten. Die Komplettdigitalisierung von heute auf morgen ist nicht zwingend notwendig, aber möglich.
Fazit: Kleinunternehmer sparen mit digitalen Rechnungen
Das digitale Rechnungswesen bietet kleinen Unternehmen großes Sparpotenzial. Rechnungen digital zu speichern und zu verarbeiten, erspart händisches Eintippen und Sortieren. Dadurch legt der digitale Workflow Arbeitskapazitäten frei. Diese können Kleinunternehmer in ihr Business investieren.
Quelle: Tipps24-Netzwerk - HR
Foto: Hegner & Möller GmbH
